Bulletin consultatif 2.1 : Réunions des commissions des conseils et des comités

Date de publication : Le 25 septembre 2025

Ce que vous devez savoir

Les commissions de services de police et les conseils de détachement de la Police provinciale de l’Ontario effectuent leurs travaux et délibèrent, étudient les points à prendre en compte et prennent des décisions lors de réunions. La Loi sur la sécurité communautaire et les services policiers (LSCSP) énonce les exigences relatives aux réunions tenues par les commissions et les conseils et leurs comités, et établit une approche moderne établissant comme « règle » la transparence publique des activités des commissions et des conseils en imposant l’obligation pour une commission ou un conseil d’expliquer publiquement les raisons pour lesquelles les réunions sont tenues à huis clos.

Définition de « réunion »

La LSCSP ne définit pas le terme « réunion », et ne détermine pas les exigences de conformité en matière de réunion. En se basant sur le paragraphe 238(1) de la Loi sur les municipalités, les commissions et les conseils doivent considérer qu’une réunion est une réunion ordinaire, extraordinaire ou autre d’un conseil ou d’un comité au cours de laquelle :

le quorum est atteint;
les membres discutent ou traitent autrement d’une question d’une manière qui fait avancer de façon importante les travaux ou la prise de décision du conseil ou du comité.

Les réunions sociales ou informelles des membres d’une commission ou d’un conseil ne constituent pas des réunions à moins que le critère en deux volets décrit ne soit respecté. Les membres de la commission ou du conseil doivent être vigilants lorsque le quorum est atteint lors des rassemblements afin d’éviter de tenir des réunions non intentionnelles.

Avis de réunion – paragraphes 43(5) à (7) de la LSCSP

La commission et le comité doivent publier un avis des réunions ouvertes au public sur Internet. L’avis doit :

être diffusé au moins sept jours avant la tenue de la réunion, sauf en cas de situation exceptionnelle (paragraphes 43(5) à (6) de la LSCSP);
comprendre l’ordre du jour proposé et le compte rendu de la dernière réunion qui était ouverte au public ou des instructions sur la façon dont un membre du public peut avoir accès au compte rendu (paragraphe 43(7) de la LSCSP).

Les avis de réunions tenues en ligne doivent comprendre des renseignements précis sur la façon d’y accéder.[1]

Transparence et publicité des réunions – paragraphe 43(3) de la LSCSP

Les réunions tenues par les commissions et les comités doivent être ouvertes au public sous réserve de décisions que les réunions, en totalité ou en partie, se tiennent à huis clos lorsque le paragraphe 44(2) le permet.

L’objectif de la règle de la LSCSP exigeant que les réunions soient ouvertes au public est d’améliorer l’exercice ouvert et transparent des pouvoirs et l’exercice des fonctions de la commission afin d’augmenter la confiance du public dans le fonctionnement et l’intégrité des commissions et, par conséquent, dans les services de police qu’ils surveillent.

Les commissions et les comités devraient tenir compte de l’accès public au moment de déterminer les lieux des réunions. La tenue d’une réunion « publique » dans un établissement de police sécurisé ou dans un lieu non diffusé peut ne pas toujours satisfaire au critère « ouverte au public »[2]. De surcroît, la tenue de réunions en ligne pose d’autres défis pour s’assurer que les réunions sont ouvertes au public.

[1] Rapport d’enquête de l’Ombudsman – Municipalité de West Elgin, décembre 2024

[2] Rapport d’enquête de l’Ombudsman – Canton de Woolwich, juin 2015

Réunions à huis clos – paragraphes 44(2) à (6) de la LSCSP

Les commissions et les comités peuvent (et non doivent) tenir les réunions à huis clos si l’une des questions suivantes doit y être étudiée :

la sécurité des biens de la commission;
des questions personnelles au sujet d’un particulier qui peut être identifié, y compris les membres du service de police ou tout autre employé de la commission;
des renseignements dont la divulgation pourrait être refusée en vertu de l’article 8 de la Loi sur l’accès à l’information municipale et la protection de la vie privée s’ils étaient contenus dans un dossier (une affaire relative à l’« exécution de la loi »);
l’acquisition ou la disposition projetée ou en cours d’un bien-fonds par la commission;
les relations de travail ou les négociations avec les employés;
les litiges actuels ou éventuels touchant la commission, y compris les questions dont sont saisis les tribunaux administratifs;
les conseils qui seraient inadmissibles devant un tribunal en raison d’un privilège reconnu en droit de la preuve, y compris les communications nécessaires à cette fin;
des renseignements explicitement communiqués à titre confidentiel à la commission par le Canada, une province, un territoire ou un organisme de la Couronne de l’un d’eux, une municipalité ou une Première Nation;
un secret industriel ou des renseignements d’ordre scientifique, technique, commercial, financier ou qui ont trait aux relations de travail, communiqués à titre confidentiel à la commission et qui, s’ils étaient divulgués, pourraient, selon toutes attentes raisonnables, avoir pour effet de nuire gravement à la situation concurrentielle ou d’entraver gravement les négociations contractuelles ou autres d’une personne, d’un groupe de personnes ou d’une organisation;
un secret industriel ou des renseignements d’ordre scientifique, technique, commercial ou financier qui sont la propriété de la commission et qui ont une valeur pécuniaire réelle ou éventuelle;
une position, un projet, une ligne de conduite, un critère ou une instruction devant être observés par la commission, ou pour son compte, dans le cadre d’une négociation réelle ou éventuelle;
une enquête en cours concernant la commission de service de police.

La commission doit noter la nature discrétionnaire des décisions relatives à l’exclusion du public lorsqu’il examine les sujets susmentionnés. Lorsqu’ils prennent ces décisions, les commissions et les comités doivent établir un équilibre entre les principes de transparence et d’intérêt public et le préjudice potentiel associé à la divulgation.

Une réunion d’une commission de service de police et d’un de ses comités doit se tenir à huis clos si la question qui doit y être étudiée porte sur une demande présentée en vertu de la Loi sur l’accès à l’information municipale et la protection de la vie privée (paragraphe 44(3) de la LSCSP).

Toute réunion de la commission de service de police ou d’un de ses comités peut également se tenir à huis clos si elle a pour but l’éducation ou la formation des membres de la commission ou du comité, et que les travaux ou la prise de décisions ne sont pas avancés de façon importante pendant la réunion (paragraphe 44(6) de la LSCSP).

Les règles de la LSCSP concernant les réunions ouvertes et tenues à huis clos applicables aux commissions et aux comités suivent de très près, avec certaines modifications, les règles applicables aux conseils municipaux, comités et conseils locaux en vertu de la Loi sur les municipalités de l’Ontario. L’Ombudsman de l’Ontario examine les questions relatives aux réunions publiques en vertu de cette loi depuis 2008 et a publié des directives qui, selon le SISP, aideront les commissions de services de police, les conseils de détachement de la Police provinciale de l’Ontario et leurs comités à prendre des décisions sur les règles et pratiques relatives aux réunions ouvertes au public et tenues à huis clos en vertu de la LSCSP. Le guide de l’Ombudsman de l’Ontario est disponible ici : Réunions publiques – Guide pour les municipalités | Ombudsman Ontario

Considérations relatives à l’ordre du jour – paragraphe 44(1) de la LSCSP

Avant de tenir une réunion, une commission ou un de ses comités doivent examiner s’il y a lieu ou non que la réunion, en totalité ou en partie, se tienne à huis clos, compte tenu des questions énumérées aux paragraphes 44(2) et (3) de la LSCSP, qui indiquent les sujets qui permettent ou exigent l’exclusion du public.

Réunion de résolution de tenue de réunion à huis clos – paragraphe 44(1) de la LSCSP

Si la commission ou le comité décident que la réunion se tiendra à huis clos, elle ou il énonce par résolution le fait que la réunion doit se tenir à huis clos et la nature générale de la question devant y être étudiée. De plus, si le public est exclu d’une réunion tenue ayant pour but l’éducation ou la formation des membres d’une commission ou d’un comité, la résolution doit préciser que la réunion est tenue à huis clos en vertu du paragraphe 44(6).

Outre l’exigence de la LSCSP relative aux réunions ayant pour but l’éducation ou la formation, le SISP recommande que les résolutions de réunions tenues à huis clos mentionnent le pouvoir précis invoqué en vertu de la LSCSP visant à exclure le public dans tous les cas. Le SISP recommande également que les résolutions comprennent des détails suffisants à propos de la question étudiée nécessitant la tenue de la réunion à huis clos afin de prouver au public que le pouvoir de tenir la réunion à huis clos est exercé de façon responsable. Enfin, pour favoriser la transparence, la résolution requise doit être prise lors d’une réunion ou d’une partie d’une réunion ouverte au public.

Délégation de la commission et des comités – paragraphes 42(1) à (4) de la LSCSP

La commission de service de police peut déléguer ses pouvoirs à un comité établi par règlement administratif de la commission. Le règlement administratif peut régir le nom, les pouvoirs, les fonctions et les quorums du comité. Le règlement municipal devrait également régir la composition du comité et le processus de nomination des membres.

Les comités doivent être composés d’au moins deux membres de la commission, sauf si le seul pouvoir délégué est la négociation en vertu de la partie XIII de la LSCSP. Un comité de négociation peut être composé d’un membre de la commission. D’autres personnes ne faisant pas partie de la commission peuvent être nommées au comité, pourvu que les membres de la commission de service de police en forment la majorité.

Quorum – paragraphe 43(2) de la LSCSP

Le quorum de la commission et du comité doit être atteint pour tenir une réunion afin de mener des travaux et de prendre des décisions. Le quorum est la majorité des membres de la commission de service de police.

Les postes vacants au sein d’une commission ne réduisent pas les exigences relatives au quorum. Par exemple, le quorum pour une commission de cinq membres ayant deux postes vacants demeure à trois membres.

Les membres de la commission ne sont pas comptabilisés pour le quorum s’il leur est interdit d’exercer les pouvoirs ou d’exercer les fonctions de leur poste parce que la formation obligatoire n’a pas été terminée avec succès (paragraphes 35(2) à (5) de la LSCSP).

Un membre d’une commission ou d’un conseil peut faire l’objet d’une enquête de l’inspecteur général sur sa conduite et être sommé de refuser d’exercer les pouvoirs ou les fonctions en tant que membre de la commission ou du conseil conformément au paragraphe 122(1) de la LSCSP. Les membres de la commission ou du conseil ayant reçu une telle directive ne sont pas comptabilisés pour le quorum. Si la commission ou le conseil ne peut pas constituer le quorum pour cette raison, l’inspecteur général peut nommer des membres supplémentaires pour agir à leur place pendant la durée de l’enquête.

Le quorum des comités est déterminé par les commissions ou les conseils dans le cadre de leur règlement administratif établissant le comité (paragraphe 42(2) de la LSCSP).

Fréquence des réunions – paragraphe 43(1) de la LSCSP

La commission de service de police doit tenir au moins quatre réunions par année. Un nombre de réunions dépassant ce minimum et la période de temps séparant les réunions constituent des décisions à la discrétion de la commission. Ces décisions doivent être fondées sur les obligations de gouvernance et les responsabilités législatives découlant de la taille et de la complexité du service de police ou du détachement de la Police provinciale de l’Ontario régis, et sur les besoins du secteur relevant de la compétence de la commission.

Compte rendu de réunion – paragraphe 43(4) de la LSCSP

La commission doit consigner toutes les résolutions, décisions et autres délibérations à toutes les réunions, qu’elles soient ouvertes au public ou non. Le compte rendu ne doit pas comprendre de notes ou de commentaires supplémentaires de la part de la personne le rédigeant.

Le SISP recommande aux commissions, lorsqu’elles établissent des comités, d’inclure cette exigence de consignation comme une obligation du comité dans le règlement municipal d’application.

Comment vous devez procéder

Examen des pratiques de réunion et changements possibles à la pratique

La commission devrait examiner ses pratiques de réunion, en particulier en ce qui concerne la tenue de réunions à huis clos, en tenant compte de la transition des exigences de longue date de la Loi sur les services policiers à celles nouvellement établies par la LSCSP. Au besoin, des modifications doivent être apportées pour assurer la conformité.

La commission devrait effectuer les changements apportés aux pratiques de réunion dans ses règles et procédures établies (article 46 de la LSCSP).

La nouvelle exigence nécessitant une résolution afin de tenir des réunions à huis clos obligera certaines commissions à modifier leur pratique actuelle de tenir deux réunions distinctes consécutives, une ouverte et une à huis clos, la réunion à huis clos excluant entièrement le public. Dans le cadre de sa fonction de surveillance, le SISP a constaté que les commissions qui ont effectué avec succès la transition vers les pratiques de réunion en respectant les nouvelles exigences ont adopté l’une des deux options suivantes, qui sont toutes deux conformes à la LSCSP :

Deux rencontres distinctes consécutives : La réunion ouverte est entièrement publique et se termine par l’ajournement. La réunion à huis clos commence par une partie ouverte pour les questions administratives courantes (déclarations liminaires, déclarations d’intérêt) suivie d’une résolution conforme au paragraphe 44(1) de la LSCSP. La partie à huis clos se termine par une résolution pour revenir à une réunion ouverte au public. La réunion à huis clos se termine en public avec l’ajournement.
Une seule réunion en partie ouverte au public et en partie tenue à huis clos : La partie ouverte passe à une réunion à huis clos par résolution conforme au paragraphe 44(1) de la LSCSP. La partie à huis clos se termine par résolution pour revenir à une réunion ouverte. La réunion se poursuit en public jusqu’à l’ajournement.

Réunions d’urgence et réunions extraordinaires

Il peut être nécessaire qu’une réunion d’urgence ou une réunion extraordinaire soit tenue par une commission ou un conseil en dehors de ses réunions ordinaires. Les conseillers du SISP ont le pouvoir de participer aux réunions de la commission ou du conseil aux fins de surveillance de la conformité, y compris celles tenues à huis clos, conformément au paragraphe 115(7) de la LSCSP. La commission ou le conseil doivent aviser le conseiller des services de police qui leur a été assigné de la tenue de toute réunion d’urgence ou extraordinaire, qu’elles soient ouvertes au public ou tenues à huis clos, afin que le SISP soit au courant et que le conseiller puisse déterminer si la présence est nécessaire en fonction de la situation.

Ce que nous ferons

Les conseillers des services de police du SISP appuient les fonctions législatives de surveillance et de consultation de l’inspecteur général en vertu de la LSCSP. Des conseillers sont disponibles pour fournir des conseils sur la conformité des commissions et des conseils aux exigences de la LSCSP en matière de réunions, notamment en fournissant des suggestions d’application de pratiques exemplaires et des renvois aux commissions et conseils qui ont établi de bonnes pratiques.

Remarque : Les bulletins consultatifs sont des conseils que l’inspecteur général fournit en vertu du paragraphe 102(4) de la LSCSP et se veulent pour le secteur une ressource énonçant l’interprétation générale par l’inspecteur général des diverses dispositions de la LSCSP. Les bulletins consultatifs ne sont pas juridiquement contraignants et ne visent pas à traiter de tous les scénarios ou circonstances factuels possibles. Par conséquent, il pourrait être nécessaire de consulter un conseiller juridique pour déterminer comment ces directives générales devraient être appliquées dans votre propre contexte local et pour composer avec des situations particulières.